POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
EL CENTRO COMERCIAL PANCE 122/PANCE 122 S.A.S persona jurídica debidamente registrada en la Cámara de Comercio de Santa fe de Bogotá, identificado con el NIT. No. 901.084.758-2 ubicada en LA CALLE 122 No. 16b 16, SANTIAGO DE CALI, quien se denominará en este documento como EL CENTRO COMERCIAL, correo electrónico administracion@centrocomercialpance122.com en virtud de lo establecido en la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, es decir la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 e incluso el nuevo compendio normativo del Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015, se permite poner en conocimiento del interés público, de sus clientes, trabajadores, aliados, colaboradores y proveedores su POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES (PTIDP).
Con esta política nuestro objetivo es poder informar a todos los titulares de sus datos personales, el tratamiento que se le dará a los mismos cuando estén en poder del centro, igualmente los procedimientos expeditos que aquí se establecen para el acceso a la información, alguna reclamación y/o solicitud sobre dicho manejo, siempre por supuesto a la luz de las disposiciones constitucionales y el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan obtenido sobre ellas en bases de datos. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES (PTIDP) MARCO LEGAL El marco legal de esta PTIDP DE EL CENTRO COMERCIAL se establece de manera principal en la constitución política de Colombia, especialmente en sus artículos 15 y 20, los cuales determinan el derecho a la información, las libertades y garantías de todos los ciudadanos con respecto a sus datos personales. Igualmente se debe tener en cuenta lo preceptuado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de la información y los datos personales. En el mismo sentido se encuentran las disposiciones reglamentarias establecidas por el Gobierno Nacional en los decretos 1377 de 2013, decreto 886 de 2014 e incluso el nuevo compendio normativo del Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015.
En conclusión, son todas las normas aquí citadas el marco jurídico regulatorio de todos los aspectos relacionados con el manejo de los datos personales, el requerimiento del titular para ello y el control que le debe dar los responsables y encargados de los mismos.
OBJETO
Este documento contiene la política que rige el tratamiento suministrado por nuestra compañía y sus funcionarios a los datos personales y la información sensible, ésta política de tratamiento de la información se encuentra ajustada en debida forma a lo establecido en los artículos 17 y 18 de la ley 1581 de 2012, así como a lo determinado por los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del decreto 1074 de 2015. En tal virtud, el objeto de este documento o de la reglamentación aquí estipulada es establecer los parámetros para el manejo de los datos personales por parte de EL CENTRO COMERCIAL y que, a su vez todos los titulares puedan tener pleno conocimiento del tratamiento y las finalidades que se le dan a sus datos una vez obtenidos por parte de alguna de nuestras dependencias.
DEFINICIONES Y CONCEPTOS
- Autorización: Se entiende por autorización al consentimiento previo, expreso e informado suministrado por el titular de la información y de los datos personales, que puede otorgar al centro para que ésta pueda desarrollar las finalidades establecidas en su PTIDP.
- Base de datos: Es el conjunto organizado de datos personales que será objeto de tratamiento por parte del centro teniendo en cuenta lo establecido en la PTIDP.
- Datos sensibles: Debe entenderse como datos sensibles lo establecido en el artículo 5 de la ley 1581 de 2012, es decir son aquellos datos que afectan la intimidad de las personas titulares o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y las garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y reproductiva y los datos biométricos.
- Datos personales: Se entiende como cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público: Entiéndase por dato público aquel que no sea consagrado por la constitución o la ley como semiprivado, privado o sensible. Es decir que son considerados datos públicos, entre otros, aquellos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, en general todo dato que pueda obtenerse sin reserva alguna. Los datos públicos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, así́ como en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva por expresa disposición legal.
- Responsable del tratamiento: Debe entenderse como toda persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos. Teniendo en cuenta la presente PTIDP el responsable del tratamiento es el propio centro.
- Encargado del tratamiento: Se entenderá como toda persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En este caso y de conformidad a la presente Política de tratamiento de la información y datos personales.
- Titular: Entiéndase como toda persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento en las bases de datos manipuladas y administradas por el centro. · Tratamiento: Debe entenderse como cualquier operación o centro de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión desarrollados por el centro siempre a la luz de esta PTIDP.
- Transferencia: Entiéndase como la transferencia de datos entre el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, con un receptor por fuera del país quien a su vez actuará por medio de su respectivo responsable o encargado Transmisión: Entiéndase la transmisión como una modalidad de tratamiento de la información y datos personales que implica la comunicación de los mismos, internamente dentro del centro o con terceros externos, dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de actividades de tratamiento por el encargado que los recibirá, sin embargo, toda transmisión deberá hacerse con la autorización del responsable.
- Aviso de privacidad: Entiéndase como la comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular de las informaciones y datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las PTIDP del centro que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales e información por parte del centro.
PRINCIPIOS RECTORES DE LA PTIDP DE EL CENTRO COMERCIAL
- Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en ella, al Decreto 1074 de 2016 y las demás normas que los desarrollen, modifiquen o adicionen.
- Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una o varias finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
- Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de nuestra compañía, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá́ hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el centro se deberá́́ manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias
para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
ÁMBITOS DE APLICACIÓN
Esta Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales será aplicable al tratamiento que todos los funcionarios, colaboradores, asesores externos, aliados y copropietarios del centro deben darle a la información y los datos personales administrados por ésta. No obstante, las sucursales, filiales y los terceros, a los que en virtud de las finalidades que tengan las bases de datos, tengan acceso a las mismas, también deberán proceder de conformidad a lo establecido por los parámetros de esta PTIDP. Todo lo anterior sin perjuicio de los preceptos legales y reglamentarios que regulan a nivel general estos procedimientos en Colombia. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES Tratamiento de datos
personales de copropietarios. EL CENTRO COMERCIAL recolecta los datos personales y su núcleo familiar de sus copropietarios y los almacena en una base de datos la cual es calificada por EL CENTRO COMERCIAL como de reserva, y solo será revelada por EL CENTRO COMERCIAL con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los copropietarios de EL CENTRO COMERCIAL serán: a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de copropietario; b) Enviar invitaciones a eventos programados por EL CENTRO COMERCIAL como asambleas, charlas informativas y en general contactar al copropietario; c) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con EL CENTRO COMERCIAL; d) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los copropietarios, y las exigidas por la ley. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea copropietaria de EL CENTRO COMERCIAL y veinte (20) años más contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia. Tratamiento de datos personales de residentes. EL CENTRO COMERCIAL recolecta los datos personales y su núcleo familiar de sus residentes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por EL CENTRO COMERCIAL como de reserva, y solo será revelada por EL CENTRO COMERCIAL con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los residentes de EL CENTRO COMERCIAL serán: a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de residente; b) Enviar invitaciones a eventos programados por EL CENTRO COMERCIAL como charlas informativas. c) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los copropietarios, y las exigidas por la ley. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea copropietaria de EL CENTRO COMERCIAL y veinte (20) años más contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia. Tratamiento de datos personales de Proveedores EL CENTRO COMERCIAL recolecta los datos personales de sus Proveedores y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por EL CENTRO COMERCIAL con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores de EL CENTRO COMERCIAL serán: a. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual. b. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas. c. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores. EL CENTRO COMERCIAL solo recaudará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte del EL CENTRO COMERCIAL, tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, EL CENTRO COMERCIAL devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación. Tratamiento de datos personales de Registro fotográfico y de Video vigilancia EL CENTRO COMERCIAL recolecta los datos biométricos contenidos en sus Cámaras de Vigilancia y fotografía, almacenándolos en una base de datos la cual es calificada por EL CENTRO COMERCIAL como de reserva, y solo será revelada por EL CENTRO COMERCIAL con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de EL CENTRO COMERCIAL serán: a) Garantizar la seguridad en EL CENTRO COMERCIAL. b) Permitir ambientes de esparcimiento adecuados para el desarrollo seguro de la convivencia. c) Controlar el ingreso, permanencia y salida de copropietarios, residentes, visitantes y proveedores en las instalaciones de EL CENTRO COMERCIAL. Para cumplir con el deber de información que le corresponde a EL CENTRO COMERCIAL como administrador de datos personales, EL CENTRO COMERCIAL implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales. Tratamiento de datos personales de Visitantes EL CENTRO COMERCIAL recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por EL CENTRO COMERCIAL con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de EL CENTRO COMERCIAL serán: a) Cumplir con las obligaciones impuestas a EL CENTRO COMERCIAL como copropiedad, en relación con las normas de Seguridad y sana convivencia impuestas por la ley 675 del 2001 y demás normas que rigen EL CENTRO COMERCIAL en Colombia. b) Asegurar el ingreso a las instalaciones de EL CENTRO COMERCIAL a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas. c) Garantizar la seguridad a los residentes y copropietarios. d) Permitir ambientes de residencia y convivencia adecuados y seguros al interior de EL CENTRO COMERCIAL.
DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
EL CENTRO COMERCIAL NO realiza el Tratamiento de Datos Personales de menores de Edad directamente, únicamente son tratados los datos de los hijos de los COPROPIETARIOS y RESIDENTES con la única finalidad de realizar el debido control del núcleo familiar del copropietario y residente y, garantizar la seguridad de estos menores de edad dentro de EL CENTRO COMERCIAL, EL CENTRO COMERCIAL garantizará el respeto de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, los cuales priman en todo caso, y recolectará en todos los casos la respectiva autorización para su tratamiento.
DERECHOS DE LOS TITULARES
Dando alcance al artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual establece los derechos de los titulares de los datos, el centro se permite garantizar por medio de esta PTIDP el ejercicio de los siguientes derechos de los titulares entre otros:
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al centro en su calidad de responsable y encargada del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por parte del centro, en su calidad de responsable y encargada del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la PTIDP, la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen una vez agotado el requisito de procedibilidad establecido en esta PTIDP.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento de aquellos el centro no respetare los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. En todo caso, dicha revocatoria y/o supresión procederá́ únicamente cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el desarrollo de las actividades de tratamiento, el centro ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución Nacional de la Republica de Colombia.
LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, los derechos de los titulares de los datos e informaciones de carácter personal podrán ser ejercidos por las personas que se mencionan a continuación:
- Por el respectivo titular, quien deberá́ acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición el responsable.
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
- Dado el caso en que el titular de la información sea un menor de edad, sus derechos podrán ser ejercidos únicamente por las personas que de conformidad con la ley estén facultadas para representarlos.
AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN Y LOS DATOS PERSONALES
El centro se permite acreditar que toda actividad de recopilación, conservación, uso, manejo, actualización, corrección, supresión y en general, toda actividad mediante la cual se pretenda obtener y/o tratar datos e información de carácter personal de titularidad de terceros, deberá́ llevarse a cabo mediante autorización previa, expresa y libre de sus respectivos titulares. Con el otorgamiento de la autorización por parte del titular para la recolección y el tratamiento de las informaciones y datos personales, se entenderá́ que este ha leído la presente PTIDP o en su defecto que se le informó previamente por medio del aviso de privacidad que aquella se encuentra almacenada en los libros de comercio de la sociedad, para efectos de conocer la misma los interesados la podrán solicitar a través del canal de contacto que es el correo electrónico indicado en el primer párrafo de este documento y que puede ser consultada en cualquier momento y por cualquier persona sin ningún tipo de restricción. Así mismo, por medio de la autorización para la conservación, administración, recolección y tratamiento de la información y datos personales, el titular declara que dichos datos e información son veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables, comprensibles y corresponden a la realidad vigente para el momento en que son suministrados. El centro tendrá a disposición de todos los titulares de la información y los datos personales objeto del tratamiento, el documento por medio del cual éstos le otorgaron la respectiva autorización, con el único propósito que puedan acceder al mismo previa solicitud para efectos de acreditar el medio y la fecha en la cual fue otorgada. La autorización otorgada por el titular de la información podrá́ constar por escrito, ya sea en un documento físico, digital o en medios magnéticos, así como en archivos de audio, plataformas tecnológicas de almacenamiento de datos en línea o en cualquier otro medio idóneo y apto para probar la existencia del consentimiento del titular y la autorización para el tratamiento de sus datos personales. La ley 1581 de 2012 en el artículo 10 establece que la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.
A la luz de lo establecido en el artículo 8 y 9 de la ley 1581 de 2012, los titulares de la información o los datos personales podrán en cualquier momento solicitar la supresión de sus datos y/o revocar la autorización otorgada al centro para su tratamiento. De conformidad con el artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de aquella tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Una vez radicada la solicitud por medio de los canales establecidos en esta PTIDP y el centro no haya efectuado respuesta alguna o en su defecto no haya suprimido los datos del titular reclamante, éste estará en todo su derecho de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para que dicha entidad en uso de sus facultades sancionatorias y jurisdiccionales (artículo 22 ley 1581 de 2012) ordene al centro la supresión y/o revocatoria de la autorización deprecada por el titular. En virtud de lo reglado en el inciso primero del artículo 6 de Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales sensibles está prohibido por regla general. No obstante, de conformidad con el literal d) de la mencionada disposición, el tratamiento de dichos datos es permitido cuando se da en virtud de las finalidades que tengan, es decir que cuando estas estén directamente ligadas a un objetivo puntual están permitidas, en este caso es el almacenamiento y uso de las hojas de vida de los trabajadores en los cuales se encuentran datos personales de familiares menores de edad y que constituyen un dato sensible. En este sentido, teniendo en cuenta que dentro de las finalidades de la base de datos de trabajadores propiedad del centro se encuentra el tratamiento de datos sensibles está permitido, ya que los datos relativos a la salud, la orientación sexual, podrán ser utilizados para las finalidades específicas de aportes a la seguridad social integral y parafiscales los cuales redundan en un beneficio para los familiares del trabajador. A la luz de lo establecido en el artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el centro solicitará autorización expresa y escrita al titular del dato sensible para que consciente su tratamiento, previa comunicación verificable de las siguientes determinaciones:
1. Que no está́ obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles siempre que no sea su voluntad.
2. Que dar respuesta a cualquier interrogante o cuestionamiento que el centro realice en relación con sus datos personales sensibles es facultativo.
3. Cuáles serán sus datos sensibles que serán objeto de tratamiento por parte del centro y con qué finalidad.
El centro por medio de esta PTIDP y en virtud de la ley 1581 de 2012 garantiza que la información contenida en su base de datos será́ utilizada de manera correcta, para fines lícitos y manteniendo indemne el derecho al habeas data amparado por la Constitución política. El tratamiento de los datos personales antes descritos por parte de la compañía se circunscribirá́ únicamente a las actividades de recolección almacenamiento y uso de dicha información con las finalidades establecidas arriba. El centro garantiza a todos los titulares de información y datos personales que esta no será́ utilizada para finalidades distintas a los respectivamente autorizados por sus titulares en los documentos de autorización, que no será comercializada a terceros bajo ninguna figura, nacional ni internacionalmente, sin que medie previa autorización expresa por parte de los titulares. No obstante, es pertinente resaltar que sin perjuicio de que el titular de los datos manifieste su intención de revocar la autorización dada al centro para la conservación de sus datos, en caso de en virtud de una obligación legal o contractual, los datos deban ser conservados, dicha revocatoria no tendrá los efectos pertinentes. DEPENDENCIA RESPONSABLE ANTE LAS CONSULTAS, PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS DE TITULARES El centro ha designado al área administrativa y de gestión humana para el tratamiento de datos personales, para atender de manera inmediata y adecuada las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes que eleven los titulares al centro.
Para este menester se habilitó lo Teléfono 317 383 37 01 / 257 09 20 (Bogotá), en el mismo se brindará información general a los titulares de los datos personales o sus representantes, en la misma se podrá actualizar, corregir, rectificar y solicitar cualquier novedad referente a la información y datos personales, incluso revocar la autorización otorgada para el tratamiento. Igualmente se habilitó el correo electrónico indicado en el primer párrafo de este documento para todo lo concerniente a esta PTIDP. Ahora bien, en el caso de que el titular desee tramitar su solicitud de manera física, se puede radicar en la dirección indicada en el primer párrafo de este documento. En los términos del artículo 13 de Ley 1581 de 2012, las informaciones y datos personales podrán ser suministrados, previa solicitud escrita para el efecto, a las siguientes personas:
1. A los respectivos titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones.
3. A los terceros que hubieren sido expresamente autorizados por el titular de los datos o que por expresa disposición legal estén facultados para solicitar la información.
PROCEDIMIENTO PARA RESOLVER CONSULTAS, PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS
Dando alcance a lo establecido en la ley 1581 de 2012, en su artículo 14 y lo establecido en el acápite anterior de esta PTIDP, el centro tendrá un término máximo de DIEZ (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a su radicación para responder todas y cada una de las consultas que hayan sido radicadas por los titulares o sus cahusabientes a través de alguno de los medios establecidos en el acápite anterior y de las cuales se tenga prueba. Estas consultas deben versar o encaminarse a consultar o conocer la información personal que es objeto de tratamiento por parte del centro. Dado el caso que no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, término que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En segundo lugar, en atención a lo dispuesto en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012, el centro se permite comunicar a todos los interesados y titulares de los datos por ésta tratados, que para lo concerniente a las solicitudes que no estén relacionadas con una consulta de la información objeto de tratamiento o que consagren un reclamo ateniente a la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de esta PTIDP o la ley 1581 de 2012, el término para responder será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a su radicación. En el caso en que no sea posible atender el reclamo o la petición en el término arriba expuesto, el centro comunicará al solicitante los motivos por los cuales no es posible atenderla y en tal virtud se le dará respuesta a la misma en un plazo adicional de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Ahora bien, en los casos en que el reclamo radicado resultare incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea la autoridad competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Todas las consultas, solicitudes o reclamos deben contener como mínimo los siguientes datos: el nombre completo del titular y su número de identificación, nombre completo del solicitante, su número de identificación y la calidad en la que actúa, indicación de la solicitud de conocimiento y acceso a la información objeto de tratamiento de forma clara y concisa y por último datos para notificación (dirección, teléfono, celular o móvil y correo electrónico).
CORREO ELECTRÓNICO PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Dando cumplimiento a lo establecido por la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, el centro ha puesto a disposición de todos los interesados y como medio de comunicación más expedito para todo lo concerniente a esta PTIDP y el ordenamiento jurídico, el correo electrónico administracion@centrocomercialpance122.com únicamente para todas las consultas, peticiones, quejas o reclamos derivados del tratamiento que se le da a la información y los datos personales. No obstante, el procedimiento para hacer uso de este medio de comunicación, se estableció en esta PTIDP en su acápite correspondiente.
REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD
De conformidad lo establecido en el artículo 16 de la ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y lo establecido en esta PTIDP, se advierte a los titulares de la información y los datos tratados, así como a sus respectivos causahabientes, apoderados o representantes que la consulta, reclamación, petición, solicitud o queja tramitada de conformidad al procedimiento establecido en esta PTIDP, constituye requisito de procedibilidad para elevar una queja a la Superintendencia de Industria y Comercio frente a una presunta vulneración de los derechos de los titulares de la información o datos personales por lo que dicha entidad no dará́ trámite a las quejas que se interpusieren sin el agotamiento de la etapa previa antes mencionada. VIGENCIA DE LA PTIDP La presente PTIDP rige a partir del 1 de octubre de 2.020 y de manera indefinida, es decir que su contenido obliga al centro, colaboradores, asesores externos, copropietarios y cualquier tercero externo o interno que tenga relación con el tratamiento de la información y los datos personales.
El centro se reserva el derecho a hacer modificaciones, ajustes y/o actualizaciones al contenido de su PTIDP en cualquiera de sus acápites, incluyendo las finalidades o términos del tratamiento de los datos objeto de esta política. No obstante, dichas modificaciones se notificarán a todos los titulares de los datos que se estén tratando para ese momento.
LUIS MORA
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
EL CENTRO COMERCIAL PANCE 122/PANCE 122 S.A.S persona jurídica debidamente registrada en la Cámara de Comercio de Santa fe de Bogotá, identificado con el NIT. No. 901.084.758-2 ubicada en LA CALLE 122 No. 16b 16, SANTIAGO DE CALI, quien se denominará en este documento como EL CENTRO COMERCIAL, correo electrónico administracion@centrocomercialpance122.com en virtud de lo establecido en la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, es decir la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 e incluso el nuevo compendio normativo del Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015, se permite poner en conocimiento del interés público, de sus clientes, trabajadores, aliados, colaboradores y proveedores su POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES (PTIDP).
Con esta política nuestro objetivo es poder informar a todos los titulares de sus datos personales, el tratamiento que se le dará a los mismos cuando estén en poder del centro, igualmente los procedimientos expeditos que aquí se establecen para el acceso a la información, alguna reclamación y/o solicitud sobre dicho manejo, siempre por supuesto a la luz de las disposiciones constitucionales y el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan obtenido sobre ellas en bases de datos. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES (PTIDP) MARCO LEGAL El marco legal de esta PTIDP DE EL CENTRO COMERCIAL se establece de manera principal en la constitución política de Colombia, especialmente en sus artículos 15 y 20, los cuales determinan el derecho a la información, las libertades y garantías de todos los ciudadanos con respecto a sus datos personales. Igualmente se debe tener en cuenta lo preceptuado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de la información y los datos personales. En el mismo sentido se encuentran las disposiciones reglamentarias establecidas por el Gobierno Nacional en los decretos 1377 de 2013, decreto 886 de 2014 e incluso el nuevo compendio normativo del Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015.
En conclusión, son todas las normas aquí citadas el marco jurídico regulatorio de todos los aspectos relacionados con el manejo de los datos personales, el requerimiento del titular para ello y el control que le debe dar los responsables y encargados de los mismos.
OBJETO
Este documento contiene la política que rige el tratamiento suministrado por nuestra compañía y sus funcionarios a los datos personales y la información sensible, ésta política de tratamiento de la información se encuentra ajustada en debida forma a lo establecido en los artículos 17 y 18 de la ley 1581 de 2012, así como a lo determinado por los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del decreto 1074 de 2015. En tal virtud, el objeto de este documento o de la reglamentación aquí estipulada es establecer los parámetros para el manejo de los datos personales por parte de EL CENTRO COMERCIAL y que, a su vez todos los titulares puedan tener pleno conocimiento del tratamiento y las finalidades que se le dan a sus datos una vez obtenidos por parte de alguna de nuestras dependencias.
DEFINICIONES Y CONCEPTOS
- Autorización: Se entiende por autorización al consentimiento previo, expreso e informado suministrado por el titular de la información y de los datos personales, que puede otorgar al centro para que ésta pueda desarrollar las finalidades establecidas en su PTIDP.
- Base de datos: Es el conjunto organizado de datos personales que será objeto de tratamiento por parte del centro teniendo en cuenta lo establecido en la PTIDP.
- Datos sensibles: Debe entenderse como datos sensibles lo establecido en el artículo 5 de la ley 1581 de 2012, es decir son aquellos datos que afectan la intimidad de las personas titulares o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y las garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y reproductiva y los datos biométricos.
- Datos personales: Se entiende como cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público: Entiéndase por dato público aquel que no sea consagrado por la constitución o la ley como semiprivado, privado o sensible. Es decir que son considerados datos públicos, entre otros, aquellos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, en general todo dato que pueda obtenerse sin reserva alguna. Los datos públicos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, así́ como en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva por expresa disposición legal.
- Responsable del tratamiento: Debe entenderse como toda persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos. Teniendo en cuenta la presente PTIDP el responsable del tratamiento es el propio centro.
- Encargado del tratamiento: Se entenderá como toda persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En este caso y de conformidad a la presente Política de tratamiento de la información y datos personales.
- Titular: Entiéndase como toda persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento en las bases de datos manipuladas y administradas por el centro. · Tratamiento: Debe entenderse como cualquier operación o centro de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión desarrollados por el centro siempre a la luz de esta PTIDP.
- Transferencia: Entiéndase como la transferencia de datos entre el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, con un receptor por fuera del país quien a su vez actuará por medio de su respectivo responsable o encargado Transmisión: Entiéndase la transmisión como una modalidad de tratamiento de la información y datos personales que implica la comunicación de los mismos, internamente dentro del centro o con terceros externos, dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de actividades de tratamiento por el encargado que los recibirá, sin embargo, toda transmisión deberá hacerse con la autorización del responsable.
- Aviso de privacidad: Entiéndase como la comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular de las informaciones y datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las PTIDP del centro que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales e información por parte del centro.
PRINCIPIOS RECTORES DE LA PTIDP DE EL CENTRO COMERCIAL
- Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en ella, al Decreto 1074 de 2016 y las demás normas que los desarrollen, modifiquen o adicionen.
- Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una o varias finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
- Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de nuestra compañía, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá́ hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el centro se deberá́́ manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias
para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
ÁMBITOS DE APLICACIÓN
Esta Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales será aplicable al tratamiento que todos los funcionarios, colaboradores, asesores externos, aliados y copropietarios del centro deben darle a la información y los datos personales administrados por ésta. No obstante, las sucursales, filiales y los terceros, a los que en virtud de las finalidades que tengan las bases de datos, tengan acceso a las mismas, también deberán proceder de conformidad a lo establecido por los parámetros de esta PTIDP. Todo lo anterior sin perjuicio de los preceptos legales y reglamentarios que regulan a nivel general estos procedimientos en Colombia. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES Tratamiento de datos
personales de copropietarios. EL CENTRO COMERCIAL recolecta los datos personales y su núcleo familiar de sus copropietarios y los almacena en una base de datos la cual es calificada por EL CENTRO COMERCIAL como de reserva, y solo será revelada por EL CENTRO COMERCIAL con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los copropietarios de EL CENTRO COMERCIAL serán: a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de copropietario; b) Enviar invitaciones a eventos programados por EL CENTRO COMERCIAL como asambleas, charlas informativas y en general contactar al copropietario; c) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con EL CENTRO COMERCIAL; d) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los copropietarios, y las exigidas por la ley. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea copropietaria de EL CENTRO COMERCIAL y veinte (20) años más contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia. Tratamiento de datos personales de residentes. EL CENTRO COMERCIAL recolecta los datos personales y su núcleo familiar de sus residentes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por EL CENTRO COMERCIAL como de reserva, y solo será revelada por EL CENTRO COMERCIAL con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los residentes de EL CENTRO COMERCIAL serán: a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de residente; b) Enviar invitaciones a eventos programados por EL CENTRO COMERCIAL como charlas informativas. c) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los copropietarios, y las exigidas por la ley. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea copropietaria de EL CENTRO COMERCIAL y veinte (20) años más contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia. Tratamiento de datos personales de Proveedores EL CENTRO COMERCIAL recolecta los datos personales de sus Proveedores y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por EL CENTRO COMERCIAL con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores de EL CENTRO COMERCIAL serán: a. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual. b. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas. c. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores. EL CENTRO COMERCIAL solo recaudará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte del EL CENTRO COMERCIAL, tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, EL CENTRO COMERCIAL devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación. Tratamiento de datos personales de Registro fotográfico y de Video vigilancia EL CENTRO COMERCIAL recolecta los datos biométricos contenidos en sus Cámaras de Vigilancia y fotografía, almacenándolos en una base de datos la cual es calificada por EL CENTRO COMERCIAL como de reserva, y solo será revelada por EL CENTRO COMERCIAL con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de EL CENTRO COMERCIAL serán: a) Garantizar la seguridad en EL CENTRO COMERCIAL. b) Permitir ambientes de esparcimiento adecuados para el desarrollo seguro de la convivencia. c) Controlar el ingreso, permanencia y salida de copropietarios, residentes, visitantes y proveedores en las instalaciones de EL CENTRO COMERCIAL. Para cumplir con el deber de información que le corresponde a EL CENTRO COMERCIAL como administrador de datos personales, EL CENTRO COMERCIAL implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales. Tratamiento de datos personales de Visitantes EL CENTRO COMERCIAL recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por EL CENTRO COMERCIAL con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de EL CENTRO COMERCIAL serán: a) Cumplir con las obligaciones impuestas a EL CENTRO COMERCIAL como copropiedad, en relación con las normas de Seguridad y sana convivencia impuestas por la ley 675 del 2001 y demás normas que rigen EL CENTRO COMERCIAL en Colombia. b) Asegurar el ingreso a las instalaciones de EL CENTRO COMERCIAL a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas. c) Garantizar la seguridad a los residentes y copropietarios. d) Permitir ambientes de residencia y convivencia adecuados y seguros al interior de EL CENTRO COMERCIAL.
DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
EL CENTRO COMERCIAL NO realiza el Tratamiento de Datos Personales de menores de Edad directamente, únicamente son tratados los datos de los hijos de los COPROPIETARIOS y RESIDENTES con la única finalidad de realizar el debido control del núcleo familiar del copropietario y residente y, garantizar la seguridad de estos menores de edad dentro de EL CENTRO COMERCIAL, EL CENTRO COMERCIAL garantizará el respeto de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, los cuales priman en todo caso, y recolectará en todos los casos la respectiva autorización para su tratamiento.
DERECHOS DE LOS TITULARES
Dando alcance al artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual establece los derechos de los titulares de los datos, el centro se permite garantizar por medio de esta PTIDP el ejercicio de los siguientes derechos de los titulares entre otros:
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al centro en su calidad de responsable y encargada del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por parte del centro, en su calidad de responsable y encargada del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la PTIDP, la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen una vez agotado el requisito de procedibilidad establecido en esta PTIDP.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento de aquellos el centro no respetare los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. En todo caso, dicha revocatoria y/o supresión procederá́ únicamente cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el desarrollo de las actividades de tratamiento, el centro ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución Nacional de la Republica de Colombia.
LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, los derechos de los titulares de los datos e informaciones de carácter personal podrán ser ejercidos por las personas que se mencionan a continuación:
- Por el respectivo titular, quien deberá́ acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición el responsable.
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
- Dado el caso en que el titular de la información sea un menor de edad, sus derechos podrán ser ejercidos únicamente por las personas que de conformidad con la ley estén facultadas para representarlos.
AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN Y LOS DATOS PERSONALES
El centro se permite acreditar que toda actividad de recopilación, conservación, uso, manejo, actualización, corrección, supresión y en general, toda actividad mediante la cual se pretenda obtener y/o tratar datos e información de carácter personal de titularidad de terceros, deberá́ llevarse a cabo mediante autorización previa, expresa y libre de sus respectivos titulares. Con el otorgamiento de la autorización por parte del titular para la recolección y el tratamiento de las informaciones y datos personales, se entenderá́ que este ha leído la presente PTIDP o en su defecto que se le informó previamente por medio del aviso de privacidad que aquella se encuentra almacenada en los libros de comercio de la sociedad, para efectos de conocer la misma los interesados la podrán solicitar a través del canal de contacto que es el correo electrónico indicado en el primer párrafo de este documento y que puede ser consultada en cualquier momento y por cualquier persona sin ningún tipo de restricción. Así mismo, por medio de la autorización para la conservación, administración, recolección y tratamiento de la información y datos personales, el titular declara que dichos datos e información son veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables, comprensibles y corresponden a la realidad vigente para el momento en que son suministrados. El centro tendrá a disposición de todos los titulares de la información y los datos personales objeto del tratamiento, el documento por medio del cual éstos le otorgaron la respectiva autorización, con el único propósito que puedan acceder al mismo previa solicitud para efectos de acreditar el medio y la fecha en la cual fue otorgada. La autorización otorgada por el titular de la información podrá́ constar por escrito, ya sea en un documento físico, digital o en medios magnéticos, así como en archivos de audio, plataformas tecnológicas de almacenamiento de datos en línea o en cualquier otro medio idóneo y apto para probar la existencia del consentimiento del titular y la autorización para el tratamiento de sus datos personales. La ley 1581 de 2012 en el artículo 10 establece que la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.
A la luz de lo establecido en el artículo 8 y 9 de la ley 1581 de 2012, los titulares de la información o los datos personales podrán en cualquier momento solicitar la supresión de sus datos y/o revocar la autorización otorgada al centro para su tratamiento. De conformidad con el artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de aquella tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Una vez radicada la solicitud por medio de los canales establecidos en esta PTIDP y el centro no haya efectuado respuesta alguna o en su defecto no haya suprimido los datos del titular reclamante, éste estará en todo su derecho de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para que dicha entidad en uso de sus facultades sancionatorias y jurisdiccionales (artículo 22 ley 1581 de 2012) ordene al centro la supresión y/o revocatoria de la autorización deprecada por el titular. En virtud de lo reglado en el inciso primero del artículo 6 de Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales sensibles está prohibido por regla general. No obstante, de conformidad con el literal d) de la mencionada disposición, el tratamiento de dichos datos es permitido cuando se da en virtud de las finalidades que tengan, es decir que cuando estas estén directamente ligadas a un objetivo puntual están permitidas, en este caso es el almacenamiento y uso de las hojas de vida de los trabajadores en los cuales se encuentran datos personales de familiares menores de edad y que constituyen un dato sensible. En este sentido, teniendo en cuenta que dentro de las finalidades de la base de datos de trabajadores propiedad del centro se encuentra el tratamiento de datos sensibles está permitido, ya que los datos relativos a la salud, la orientación sexual, podrán ser utilizados para las finalidades específicas de aportes a la seguridad social integral y parafiscales los cuales redundan en un beneficio para los familiares del trabajador. A la luz de lo establecido en el artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el centro solicitará autorización expresa y escrita al titular del dato sensible para que consciente su tratamiento, previa comunicación verificable de las siguientes determinaciones:
1. Que no está́ obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles siempre que no sea su voluntad.
2. Que dar respuesta a cualquier interrogante o cuestionamiento que el centro realice en relación con sus datos personales sensibles es facultativo.
3. Cuáles serán sus datos sensibles que serán objeto de tratamiento por parte del centro y con qué finalidad.
El centro por medio de esta PTIDP y en virtud de la ley 1581 de 2012 garantiza que la información contenida en su base de datos será́ utilizada de manera correcta, para fines lícitos y manteniendo indemne el derecho al habeas data amparado por la Constitución política. El tratamiento de los datos personales antes descritos por parte de la compañía se circunscribirá́ únicamente a las actividades de recolección almacenamiento y uso de dicha información con las finalidades establecidas arriba. El centro garantiza a todos los titulares de información y datos personales que esta no será́ utilizada para finalidades distintas a los respectivamente autorizados por sus titulares en los documentos de autorización, que no será comercializada a terceros bajo ninguna figura, nacional ni internacionalmente, sin que medie previa autorización expresa por parte de los titulares. No obstante, es pertinente resaltar que sin perjuicio de que el titular de los datos manifieste su intención de revocar la autorización dada al centro para la conservación de sus datos, en caso de en virtud de una obligación legal o contractual, los datos deban ser conservados, dicha revocatoria no tendrá los efectos pertinentes. DEPENDENCIA RESPONSABLE ANTE LAS CONSULTAS, PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS DE TITULARES El centro ha designado al área administrativa y de gestión humana para el tratamiento de datos personales, para atender de manera inmediata y adecuada las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes que eleven los titulares al centro.
Para este menester se habilitó lo Teléfono 317 383 37 01 / 257 09 20 (Bogotá), en el mismo se brindará información general a los titulares de los datos personales o sus representantes, en la misma se podrá actualizar, corregir, rectificar y solicitar cualquier novedad referente a la información y datos personales, incluso revocar la autorización otorgada para el tratamiento. Igualmente se habilitó el correo electrónico indicado en el primer párrafo de este documento para todo lo concerniente a esta PTIDP. Ahora bien, en el caso de que el titular desee tramitar su solicitud de manera física, se puede radicar en la dirección indicada en el primer párrafo de este documento. En los términos del artículo 13 de Ley 1581 de 2012, las informaciones y datos personales podrán ser suministrados, previa solicitud escrita para el efecto, a las siguientes personas:
1. A los respectivos titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones.
3. A los terceros que hubieren sido expresamente autorizados por el titular de los datos o que por expresa disposición legal estén facultados para solicitar la información.
PROCEDIMIENTO PARA RESOLVER CONSULTAS, PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS
Dando alcance a lo establecido en la ley 1581 de 2012, en su artículo 14 y lo establecido en el acápite anterior de esta PTIDP, el centro tendrá un término máximo de DIEZ (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a su radicación para responder todas y cada una de las consultas que hayan sido radicadas por los titulares o sus cahusabientes a través de alguno de los medios establecidos en el acápite anterior y de las cuales se tenga prueba. Estas consultas deben versar o encaminarse a consultar o conocer la información personal que es objeto de tratamiento por parte del centro. Dado el caso que no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, término que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En segundo lugar, en atención a lo dispuesto en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012, el centro se permite comunicar a todos los interesados y titulares de los datos por ésta tratados, que para lo concerniente a las solicitudes que no estén relacionadas con una consulta de la información objeto de tratamiento o que consagren un reclamo ateniente a la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de esta PTIDP o la ley 1581 de 2012, el término para responder será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a su radicación. En el caso en que no sea posible atender el reclamo o la petición en el término arriba expuesto, el centro comunicará al solicitante los motivos por los cuales no es posible atenderla y en tal virtud se le dará respuesta a la misma en un plazo adicional de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Ahora bien, en los casos en que el reclamo radicado resultare incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea la autoridad competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Todas las consultas, solicitudes o reclamos deben contener como mínimo los siguientes datos: el nombre completo del titular y su número de identificación, nombre completo del solicitante, su número de identificación y la calidad en la que actúa, indicación de la solicitud de conocimiento y acceso a la información objeto de tratamiento de forma clara y concisa y por último datos para notificación (dirección, teléfono, celular o móvil y correo electrónico).
CORREO ELECTRÓNICO PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Dando cumplimiento a lo establecido por la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, el centro ha puesto a disposición de todos los interesados y como medio de comunicación más expedito para todo lo concerniente a esta PTIDP y el ordenamiento jurídico, el correo electrónico administracion@centrocomercialpance122.com únicamente para todas las consultas, peticiones, quejas o reclamos derivados del tratamiento que se le da a la información y los datos personales. No obstante, el procedimiento para hacer uso de este medio de comunicación, se estableció en esta PTIDP en su acápite correspondiente.
REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD
De conformidad lo establecido en el artículo 16 de la ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y lo establecido en esta PTIDP, se advierte a los titulares de la información y los datos tratados, así como a sus respectivos causahabientes, apoderados o representantes que la consulta, reclamación, petición, solicitud o queja tramitada de conformidad al procedimiento establecido en esta PTIDP, constituye requisito de procedibilidad para elevar una queja a la Superintendencia de Industria y Comercio frente a una presunta vulneración de los derechos de los titulares de la información o datos personales por lo que dicha entidad no dará́ trámite a las quejas que se interpusieren sin el agotamiento de la etapa previa antes mencionada. VIGENCIA DE LA PTIDP La presente PTIDP rige a partir del 1 de octubre de 2.020 y de manera indefinida, es decir que su contenido obliga al centro, colaboradores, asesores externos, copropietarios y cualquier tercero externo o interno que tenga relación con el tratamiento de la información y los datos personales.
El centro se reserva el derecho a hacer modificaciones, ajustes y/o actualizaciones al contenido de su PTIDP en cualquiera de sus acápites, incluyendo las finalidades o términos del tratamiento de los datos objeto de esta política. No obstante, dichas modificaciones se notificarán a todos los titulares de los datos que se estén tratando para ese momento.
LUIS MORA